11 mitos de la facturación electrónica que debes abandonar

A lo largo del tiempo hemos escuchado diferentes prejuicios y supuestos sobre la facturación electrónica, iniciando por los que repiten que es algo “sumamente complicado” o que el SAT te obligará a que guardes todos tus comprobantes físicos. Inclusive hay quienes aseguran que es 100% necesario contratar a un contador y realizar algún tipo de pago para poder facturar o que es imposible conseguir una factura una vez realizada tu transacción.

Es habitual que se existan una serie de dudas y suposiciones antes de comenzar a internarse de lleno al cumplimiento de las obligaciones fiscales, tal es el caso de emitir facturas, gestionar y presentar la contabilidad electrónica ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT); también es común pensar que las deducciones de impuestos son muy difíciles de lograr. Lo cierto es que, muchas de estas ideas, son sólo prejuicios infundados desde nuestra alta en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), incluso desde antes de ser contribuyentes.

También es posible que nos hayamos enfrentado a malas prácticas por parte de algunos negocios que obstaculizan la emisión de facturas, y esto puedo haber creado renuencia en el cumplimiento de dichas obligaciones ante el SAT.

Sin embargo, si se investiga cómo cumplir con ellas y en conocer cuáles son los derechos, se concluye que muchas de estas ideas son mitos muy alejados de la realidad. Por esa razón, antes de creer alguna de estas afirmaciones, te recomendamos no dejarte llevar por prejuicios, poner en claro tus dudas y resolverlas para tomar la mejor decisión en tu negocio.

En este artículo te presentamos los mitos y prejuicios más comunes entre los contribuyentes y te los aclaramos, para que salgas de dudas de una vez por todas.

1.- “Facturar toma demasiado tiempo”

Es verdad que, antes de que llegara la facturación electrónica, realizar una factura era más laborioso, sin embargo, este proceso ha cambiado desde hace casi diez años hasta la fecha. Antes no existía la infraestructura digital para crear las facturas electrónicas que operan ahora, por lo que realizar la contabilidad de alguna empresa o negocio se hacía de manera manual, y esto requería que las facturas se entregarán en físico.

Incluso, la mayoría de los trámites fiscales requerían que los contribuyentes se presentarán ante las oficinas del SAT. No obstante, tras algunas reformas en materia fiscal, se ha logrado un esfuerzo significativo por automatizar la mayoría de los procesos, para que los ciudadanos puedan ejecutar sus trámites a través del portal de la autoridad por internet.

Asimismo, gracias a la convergencia tecnológica y a la implementación que el SAT ha dado a estas herramientas, actualmente existen diversos programas en línea, así como softwares contables, que te brindan ayuda para generar facturas electrónicas, administrar y gestionar cuentas, así como automatizar procesos para que tu contabilidad sea mucho rápida y eficaz que antes.

2.- “Sólo un contador puede hacer tus facturas”

Es común que esta frase resuene entre los contribuyentes que apenas comienzan a generar sus primeras facturas. No obstante, el SAT ofrece su propio servicio de facturación gratuito, disponible para todo el que esté dado de alta a través del portal SAT, donde también podrás encontrar tutoriales que ayudarán a entender el uso de su plataforma, sin necesidad de contadores. Eso sí, puede ser más tardado y a veces complejo, dependiendo de la cantidad de facturas a emitir.

Si tu negocio requiere emitir muchos folios de facturación, puedes recurrir a un sistema contable como Factura.com, el cual te ofrece una amplia gama de planes de facturación electrónica, además de otras funciones por un pago mensual.

3.- “Las facturas 3.3 sólo se pueden emitir a través del portal del SAT”

Aunque la página del SAT está habilitada para emitir las facturas en su versión 3.3, no es la única vía para lograrlo. Como ya dijimos, puedes utilizar softwares y sistemas contables, como Factura.com, para la emisión de cada Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en la versión 3.3. Toma en cuenta que el software que utilices debe estar certificado y avalado por la autoridad fiscal.

4.- “No se puede emitir factura cuando se realicen pagos con efectivo”

Los comercios y establecimientos están obligados a emitir facturas si sus clientes la solicitan, no importa el medio que utilicen para realizar el pago de artículos o servicios: es obligatorio que emitan el CFDI correspondiente.

5.- “Es obligatorio proporcionar teléfono y correo, además del RFC para facturar”

Es falso que el contribuyente que solicita la factura electrónica debe proporcionar datos adicionales a su contraparte para que le emitan el CFDI. De hecho, sólo le corresponde brindar su RFC de manera verbal. Para la emisión de facturas, no es requisito brindar más datos personales.

De esta misma manera, es habitual que se solicite el correo electrónico a donde la empresa enviará el CFDI, pero si la factura se emite de manera correcta, con tan solo el RFC, el contribuyente puede ingresar a su cuenta del SAT y verificar si la factura fue realizada de manera correcta.

6.- “Debes mantener tus facturas impresas”

En el pasado, cuando la contabilidad se presentaba de manera física, este era un requisito. No obstante, en la actualidad contamos con las facturas electrónicas y, de la misma manera, las declaraciones también se presentan ante la autoridad fiscal vía internet.

Además, no necesitas imprimir toda esta información, ya que el SAT únicamente te pide que la mantengas resguardada durante cinco años, para cualquier aclaración que pudiera requerir. Dado que almacenar dicha información de forma física puede ocupar mucho espacio, la mejor opción es tener un archivo en formato digital y que esté respaldado y organizado en la nube. Esto evitará que se pierda y facilitará su consulta en cualquier momento. También está la opción de que contrates un facturador electrónico que disponga de esta herramienta: así sabrás siempre dónde está tu información.

7.- “El precio de un artículo o servicio aumenta cuando solicitas la factura por la compra”

Esta afirmación es falsa, ya que el costo de mercancías o el pago de servicios indicado en la nota de venta debe incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA), sin importar si la emisión de la factura es requerida o no por el comprador.

8.- “Debo tener amplio conocimiento en el uso de computadoras para hacer facturas electrónicas”

Este es uno de los prejuicios que muchas personas tienen cuando nunca antes han facturado a través del portal SAT. Pero, en realidad, el proceso para ingresar al facturador digital es tan sencillo como escribir nuestro nombre de usuario y contraseña al acceder a nuestro correo electrónico o a nuestras cuentas en redes sociales.

Cuando utilizamos un facturador en línea o en el portal SAT, solamente tenemos que buscar el menú adecuado que nos muestre la opción de crear o generar nuestra factura electrónica, y luego completar el formulario con la información que el sistema solicita.

9.- “Sólo se pueden hacer facturas por medio de un equipo de cómputo”

Aunque desde hace algunos años ya era posible emitir facturas electrónicas por medio de programas especializados. Si instalaste un software contable en una sola máquina, estabas condicionado a emitir facturas siempre desde la misma computadora. Por fortuna, eso ya quedó en el pasado.

Gracias a la llegada de los sistemas de facturación electrónica en línea, en la actualidad puedes emitirlas desde cualquier dispositivo móvil, como celulares inteligentes o tabletas. Además, una de las ventajas es poder usarlo en cualquier momento, sólo hay que ingresar con tu usuario y contraseña, sin la necesidad de instalar nada.

En este caso, si tu negocio requiere que emitas una gran cantidad de facturas, puedes recurrir a un sistema contable como Factura.com, el cual te puede ahorrar mucho tiempo, ya que cuenta con herramientas de automatización que te permiten emitir varias facturas con menos esfuerzo.

10.- “Adquisiciones realizadas en establecimientos sólo se pueden facturar vía internet con el comprobante de compra”

Aunque varios vendedores canalizan a sus clientes a sus portales de internet para generar su respectiva factura, esta es una mala práctica, ya que, si el comprador lo solicita en el momento, se le debe entregar la factura en el establecimiento en donde se realiza la transacción.

11.- “Si no pides la factura en el momento de la compra, ya no pueden expedirla después”

Algunos establecimientos niegan la emisión de facturas a los contribuyentes, argumentando que no la solicitaron en el momento de la operación. Esta es otra mala práctica muy frecuente; los CFDI pueden ser emitidos posteriormente, siempre y cuando se realicen en el mismo año en que se efectuó la transacción.

Ahora que ya sabes cuáles son estos mitos o falsas afirmaciones en torno a la facturación electrónica, es importante que tengas en cuenta cuáles son tus derechos y obligaciones como contribuyente. Tampoco olvides que cualquier incumplimiento en la emisión de facturas, ya sea por no entregarlas a los clientes, por expedirlas incompletas, o por no seguir las disposiciones impuestas por el SAT, es considerado una infracción y puede ameritar la clausura de negocios.

En Factura.com podrás realizar facturas para tu empresa de manera rápida y sencilla. Conoce todos nuestros planes de facturación y adquiere el que más se adapte a tus necesidades.

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