Ahorra tiempo en la administración de tu negocio

Son bastantes los factores que influyen en una pequeña y mediana empresa para que sea exitosa, pues lo que comienza como un sueño para la mayoría de los emprendedores, con el tiempo se va convirtiendo en un trabajo arduo que requiere de habilidades de administración, gestión y dirección, no sólo de los recursos materiales, sino también de tiempo y de personal.

Aunque algunas personas no tengan conocimientos previos en dirigir negocios, actualmente existen muchas herramientas que te permitirán ahorrar tiempo en la administración de tu negocio, estar preparado a la hora de echar a andar tu proyecto y aprovechar al máximo el tiempo y los recursos.

Un estudio realizado por la empresa Sage, en donde se encuestó a más de 3 mil empresas de 11 países, afirmó que las PyMEs pierden un promedio de 120 días al año en tareas administrativas de generación de facturas y de contabilidad en general.

Estos datos son la realidad de muchos dueños de pequeños negocios, pues gran parte de la jornada laboral se encuentran hundidos en correos electrónicos y en cientos de datos y hojas de cálculo.

Si quieres ser uno menos en esta cifra, sigue los consejos que a continuación te presentamos. Te ayudarán a ahorrar tiempo en la administración de tu negocio, y podrás dedicarlo al desarrollo de nuevos productos y servicios que podrían ayudar en gran medida a tu negocio.

Disminuye la cantidad de reuniones

Un buen consejo para ahorrar tiempo en la administración de tu negocio, consiste en la cantidad de reuniones laborales que realices. Aunque muchas veces son indispensables y de gran utilidad, muchas otras sólo representan una fuga de recursos.

Piensa en que, si tienes a gran parte de tus empleados en una sala de juntas sin una razón realmente necesaria, gran parte de tu negocio se detendrá por ese momento, y esto, a largo plazo, puede perjudicar en gran medida su crecimiento y sus finanzas.

Un estudio realizado por las firmas Ovum y LogMeIn denominado “Collaboration 2.0” arrojó que, en México, un empleado tiene alrededor de 5 juntas a la semana y que sólo el 20 por ciento de las empresas que las realizan saben gestionar correctamente estas reuniones. Es decir: el 80 por ciento de estas empresas mexicanas pierden el tiempo y la productividad equivalentes a 60 horas mensuales, y, en términos económicos, esto representa una pérdida anual que asciende a un promedio de 750 mil pesos aproximadamente por empresa.

En resumen, antes de realizar una reunión, considera su necesidad y plantea estrategias. Por ejemplo, puede solamente entrar a reunión el líder de cada equipo. Así, él podría hablar por sus demás compañeros, pues está al tanto de todo lo que acontece en su equipo, por lo que no será necesario llamar a cada integrante.

Piensa a corto, mediano y largo plazo

Otro de los métodos para ahorrar tiempo en la administración de tu negocio consiste en establecer objetivos para tu PyME a corto, mediano y largo plazo, te ayudará a siempre tener una meta u objetivo que alcanzar en tu empresa. Estos siempre serán un incentivo para que conozcas en qué punto te encuentras, hacia qué dirección tiene que ir tu empresa y cuáles son los elementos y las prioridades necesarias para lograrlo.

Estos tipos de objetivos deberán ser específicos, medibles y realizables en el periodo de tiempo establecido. Por ejemplo, los objetivos a corto plazo generalmente se relacionan con el año fiscal en curso, como incrementar las ventas en un 5 por ciento para los próximos 6 meses.

Por otro lado, los objetivos a mediano plazo generalmente van de 18 meses a 3 años, por lo tanto, estas metas serán más amplias y ambiciosas. Por ejemplo: abrir un nuevo local en 2 años.

La metas a largo plazo son para objetivos a más de 5 años, y generalmente van orientadas a los objetivos personales y laborales de los dueños. Por ejemplo: hacer que la empresa se cotice en varios millones de pesos.

No está mal ser ambicioso al administrar tu PyME, pero es mejor ser realista y fijarte objetivos que puedas alcanzar con el personal y los recursos que tienes al alcance.

Los objetivos que no se cumplan también servirán para ver qué parte de la planificación está fallando y cuál es la manera más eficaz de mejorarla.

Mantén el control de tus finanzas

Éste es uno de los aspectos más importantes para ahorrar tiempo en la administración de tu pequeña o mediana empresa. Aunque no parezca tan relevante al inicio de las operaciones, pronto te darás cuenta que tener un buen flujo de efectivo, facturar, conciliar cuentas, y verificar los ingresos y egresos, es una tarea laboriosa y a la vez de mucho cuidado.

Tener a un buen contador siempre es de gran ayuda, pero también existen softwares que permiten llevar el control de tus cuentas de manera sencilla como Factura.com.

A través de él puedes generar, enviar y modificar CFDI 3.3 de manera simple, ya que es posible guardar todos los datos de tus clientes y proveedores directamente en la plataforma.

Cabe destacar que, al ser un programa digital, la información siempre está respaldada, y que puedes ingresar a tu cuenta desde cualquier lugar y desde una computadora, un celular o una tablet, para que nunca te pierdas algún detalle de tu proyecto.

Aprende a delegar

Los dueños de nuevos negocios comúnmente asumen muchos roles, pues el entusiasmo de tener una PyME genera que quieras vigilar e incluso hacerte responsable de cada una de las áreas que conforman la empresa, pero esto puede quitar mucho tiempo para realizar las tareas realmente prioritarias.

Y, aunque algunas veces, tomar estos roles es más una necesidad que un capricho, si no tienes grandes recursos para invertir, es obvio que debes de realizar el trabajo para lograr el crecimiento que esperas.

Sin embargo, si cuentas con los recursos, uno de los mejores consejos para ahorrar tiempo en la administración de tu negocio consiste en externalizar las tareas, principalmente de las áreas donde no tienes experiencia.

Por ejemplo, si el giro de tu empresa es el marketing, a menos que tú seas un experto en el rubro, debes dejar en manos de expertos el manejo de las campañas para incrementar tus ventas o tu exposición ante el público.

Por otro lado, si no tienes conocimientos financieros, lo mejor es que te respaldes en una persona que tenga experiencia en este medio, como un contador y que contrates un software de contabilidad como Factura.com.

Si puedes pagar por esos servicios a terceros, lo indicado es que subcontrates esas tareas, pues no sólo serán mejor manejadas por un profesional con experiencia, sino que, además, tendrás el tiempo necesario para dedicarle a cosas más importantes dentro de tu organización.

Es recomendable que realices, desde el inicio de tus operaciones, un organigrama para que todos tengan en claro los flujos de trabajo. Así te podrás ahorrar tiempo asignando las labores en vez de querer abarcarlo todo. Esto nos lleva al siguiente y último punto.

Ten un buen manejo de tus recursos humanos

Tener un equipo en el que puedas confiar es fundamental para ahorrar tiempo en la administración de tu negocio. Reclutar y seleccionar a las personas con las habilidades para las actividades que tu negocio requiere te ayudará a crecer como empresa y a mantener todo bajo control, sin que tengas que supervisar cada uno de los aspectos.

Primero, analiza cuáles son los puestos y qué habilidades se requieren; así tendrás un personal competitivo que te ayudará en momentos críticos y en la toma de decisiones acertadas.

Seguir estos consejos te puede ayudar a ahorrar tiempo en la administración de tu negocio de manera óptima, para que puedas enfocarte en las áreas que tu PyME realmente necesita.

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