¿Cómo hacer una factura electrónica de forma correcta?

¿Quieres saber paso a paso cómo realizar una factura electrónica de forma correcta? En este artículo te diremos cómo.

Una factura electrónica, como su nombre lo indica, es un documento digital que simplifica el trabajo fiscal y el control tributario en México.

El antecedente más lejano de esta índole de facturas data del año 2005: es en ese momento cuando surge el comprobante fiscal digital (CFDI). El CFDI permitió simplificar y reducir los costos de los trámites, que antes exigían la presencia física en alguna de las sedes del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

El desarrollo de esta implementación significó un gran avance en temas de transparencia y rendición de cuentas, pues cuando todo este proceso se realizaba de forma análoga era muy difícil rastrear el fraude y la evasión fiscal. De este modo, los servidores públicos debían de revisar cada una de las facturas emitidas de forma manual.

1. Requisitos para realizar la factura electrónica

Antes de comenzar a realizar una factura electrónica necesitamos cumplir con varios requisitos, los cuales nombraremos a continuación:

  • Inscribirse al Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
  • Contar con una e-firma, la cual es el comprobante digital de identidad.
  • Tener un Certificado de Sello Digital. Esta es una medida de seguridad adicional que le brinda validez a nuestro comprobante.

Una vez que tengamos estos documentos podremos emitir un CFDI. Y para lograrlo, es posible generarlos de forma gratuita desde la página del SAT o a través de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC), los cuales cuentan con la autorización del Servicio de Administración Tributaria para generar y procesar facturas electrónicas.

Dentro de las actividades que realizan estos Proveedores Autorizados de Certificación, están las validaciones que consisten en revisar la integración del archivo XML, para asegurarse de que cuentan con el estándar tecnológico vigente y definido por el SAT. En la página web del sistema hacendario podremos consultar la lista de las empresas que brindan este servicio.

Dicho proceso consta de 14 pasos, que seguidos al pie de la letra pueden facilitar su creación, sin embargo, para las personas que no tienen un gran conocimiento fiscal, la generación de este documento puede ser un tema complicado.

Si realizar este proceso se complica, en la actualidad existen programas y aplicaciones de contabilidad como Factura.com,los cuales facilitan la emisión, recopilación y conciliación de facturas, esto gracias a la alianza con varios PAC’s, que permiten el timbrado de facturas para sus clientes.

La creación de estos certificados digitales a través de una plataforma es muy sencillo y se puede hacer en un abrir y cerrar de ojos, sin cometer ningún error, pues cuenta con conexión al SAT y nos permite vincular las cuentas bancarias de nuestra empresa.

Raúl Neria, especialista en temas fiscales y tributarios, con 15 años de experiencia en el ámbito, menciona que todo puede depender de la paquetería, ya que existen empresas que se dedican exclusivamente al timbrado de la factura electrónica, lo que se traduce en un apoyo para realizarla de forma muy sencilla.

“Desde que se contratan los servicios de esa empresa se hace una configuración paso a paso. Si el procedimiento se hace en el SAT, a muchas personas se les puede complicar debido a que se necesitan las claves, o porque no están muy relacionados con la tecnología, pero la verdad es que no es tan difícil hacerlas”, consideró Neria.

En los últimos meses, el SAT ha dado a conocer nuevos procesos para la emisión de facturas electrónicas, mismos que se tendrán que acatar tanto por personas físicas como por personas morales, esto para cumplir y tener al corriente sus obligaciones fiscales.

2. Sin problema para los expertos

A casi cualquier persona que no se dedica a la contabilidad le es muy complicado realizar una factura electrónica. Esto las podría llevar a cometer ciertos errores que, de entrada, generan problemas con la autoridad hacendaria.

En cambio, para Bertha Guzmán Álvarez, experta en temas fiscales, los profesionales de los impuestos deben saber los requisitos y, para ellos, hacer una factura electrónica debe ser muy sencillo, no así para el contribuyente promedio. “Para mí no lo es, pero si le preguntas a cualquier gente que no tiene los conocimientos, te va a decir que sí es complicado. ¿Alguna vez hiciste una factura? Si no es así, se te puede complicar. Es sencillo, porque hay hasta tutoriales. Teniendo tu RFC y tu firma electrónica te vas al portal del SAT y el mismo programa te guía.”, aseguró.

Añadió que es necesario tener conocimiento sobre el procedimiento para generar la factura electrónica, porque la plataforma del sistema hacendario, por ejemplo, pide saber el régimen en el que se está inscrito, el tipo de persona, la forma de pago, el tipo de moneda, entre otras cuestiones que pueden hacer menos intuitiva la generación del archivo. “Si tienes alguna referencia que hayas realizado o hasta estudiado para realizar procesos fiscales, seguramente emitir la factura electrónica te será menos complicado de lo que en verdad es”, mencionó Guzmán Álvarez.

3. Punto por punto

El Servicio de Administración Tributaria da algunos puntos clave para realizar la factura electrónica de forma adecuada. A continuación te mostramos algunos de ellos:

  1. Primero, es necesario tener claridad sobre el Régimen Fiscal en que están dados de alta ante la SHCP, conforme a la Ley de Impuesto Sobre la Renta.
  2. A pesar de que se tenga una dirección fiscal, si se cuenta con uno o más locales o establecimientos,la factura electrónica deberá contar con la ubicación exacta de donde se expide.
  3. Dos puntos importantes a destacar y con los que deben contar las facturas electrónicas son el folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria.
  4. Aunado a lo anterior, la factura electrónica debe contar con el sello digital de quien lo expide.
  5. Un punto importante que destaca la autoridad tributaria es el lugar y fecha de expedición. No pueden faltar, ya que permiten establecer claramente su procedencia.
  6. Debe tener desglosado el tipo de bien o servicio que se realiza, además de la unidad de medida (kilo, litro, tonelada), tipo de bien y descripción de mercancía y el uso que se lleva a cabo.
  7. Es necesario incluir el valor por unidad de lo que se está pagando y éste debe ser en número y letra.
  8. El importe final del producto en número, y como tradicionalmente se realiza, entre paréntesis con letra.
  9. Hay que destacar si el pago se va a emitir en una sola exhibición o en pagos acordados como parcialidades, que pueden dividirse en días, semanas y/o meses.
  10. No debe olvidarse poseer claridad absoluta en cuanto a la cantidad de impuestos trasladados o retenidos.
  11. También es importante dejar en claro si el pago se hizo en efectivo, con tarjeta, cheque o cualquier otra forma, incluido el monedero electrónico que avale el SAT.
  12. Acorde con lo anterior, el SAT específica que también debe incluir hora y fecha de certificación, número de serie del certificado digital con el que se realizó el sellado.  Además, una vez generada la factura y, en caso de que se necesite añadir más información no fiscal, habrá que poner una “Addenda”.

Si deseas facilitarte el camino de la contabilidad y quieres estar al corriente, no dudes en seguir estos puntos. Implicarán un gran ahorro en todos los sentidos.

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Roberto Pérez Guerrero

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