¿Qué es el SICOFI y cómo se verificaban las facturas del SAT?

Tabla de contenido
1. ¿Por qué surgió el SICOFI?
2. ¿Cómo solicitabas folios fiscales con el SICOFI?
3. ¿Cómo enviabas tu contabilidad al SAT con el SICOFI?
4. Simples y mejores procesos
5. ¿Y… el envío de reportes?
6. ¿Cómo funciona el SICOFI hoy en día?
7. ¿Cómo verificar CFD?
8. ¿Cómo verificar facturas de papel?
9. Apuntes importantes

Hoy en día, para verificar tus facturas electrónicas o CFDI en el SAT sólo basta con entrar a la página oficial del Sistema de Administración Tributaria y, tras pocos pasos, habrás revisado con éxito tus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.

Pero, ¿qué pasa si lo que quieres es verificar comprobantes de versiones anteriores, incluso facturas de papel? Aunque resulte extraño, aún es posible, y todo gracias al SICOFI, es decir, al Sistema Integral de Comprobantes Fiscales.

Este sistema, en realidad cumplía muchas otras funciones fiscales, además de verificar datos. Pero, para entender sus tareas actuales, es necesario que conozcas el contexto en el que fue creado y cómo se ha transformado tras la llegada de la factura 3.3.

Si tienes pocos años como contribuyente, quizá no te habías preguntado cómo eran las facturas antes del internet, o por lo menos, antes del auge del internet. En este artículo hablaremos acerca del SICOFI, su papel antes y después de la facturación 3.3, y de cómo puedes verificar hoy en día algunos CFDI.

1- ¿Por qué surgió el SICOFI?

Allá por los años 2010, cuando los CFDI no eran obligatorios ni populares y todavía se podían emitir las facturas de papel, los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) empezaron a ser cada vez más demandados y a ganar terreno en el mundo fiscal.

Con el reconocimiento y el control de los CFD por parte del SAT, llegaron muchos términos, procesos nuevos y acciones, entre las cuales, a veces había cosas que se salían del control de la dependencia pública. Esto provocó que ésta decidiera crear un sistema para poner orden al respecto.

El CFD (digamos, la predecesora del CFDI) los emitían las empresas por sí mismas, sin que nadie verificara los detalles del proceso. Debido a esto, el SAT vio la necesidad de crear un sistema que otorgara series y folios fiscales para darle validez a los comprobantes.

El SAT recomendaba usar una serie y un folio fiscal por cada tipo de CFD y sucursal de la empresa para llevar un mejor control de las emisiones. El SICOFI también se utilizaba para el envío de reportes mensuales de las facturas electrónicas emitidas para que el SAT estuviera al tanto de la contabilidad de las empresas.

Así nació el SICOFI, una aplicación a través de la cual el contribuyente podía solicitar todo esto al SAT, por medio de internet. Lo anterior está constatado por la primera resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para el 2010, firmada el 27 de julio de ese año por Alfredo Gutiérrez Ortiz Mena, el entonces Jefe del Servicio de Administración Tributaria.

En resumen: El SICOFI es una plataforma de verificación que creó el SAT, a raíz de que surgieron los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), para validar la autenticidad de las facturas digitales o impresas.

2- ¿Cómo solicitabas folios fiscales con el SICOFI?

Para usar los servicios del SICOFI debías tener la Firma Electrónica Avanzada (FIEL), que nació con el reconocimiento de los CFD por parte del SAT, y que ahora es conocida como e.firma. Como seguro sabrás, la e.firma se tramita en cualquier oficina del SAT y se compone de dos archivos: la clave privada (.key) y el Certificado de Sello Digital (.cer), conocido simplemente como sello. Para tramitar éste último tenías que acudir a la aplicación de Solicitud del Certificado Digital (SOLCEDI).

Además, para llegar a la página del SICOFI era necesario entrar al portal del SAT y buscar la opción de Solicitud de folios y envío de reportes mensuales de CFD, que te dirigía al micrositio del SICOFI. Luego, para ingresar a la plataforma debías capturar tu RFC, la contraseña de clave privada, la clave privada (.key) y el certificado (.cer), es decir, los documentos de la FIEL.

Al ingresar había un menú a la izquierda en donde se seleccionaba Solicitud de folios. Al hacer clic, te solicitaba de nueva cuenta la contraseña de la clave privada y los datos referentes a la Firma Electrónica Avanzada. Luego, debías llenar una tabla que te pedía capturar la serie (si se requería para los folios), así como la cantidad total de folios que necesitabas.

Al terminar el proceso, el sistema te generaba un archivo (con terminación .txt) que era la solicitud de folios que debías mandar al SAT, aparte de guardar en tu computadora. Para enviarlo debías dirigirte de nuevo al menú de la izquierda, seleccionar Envío de archivos, y luego, Envío de solicitud de folios y reportes.

Una vez hecho esto, tenías que adjuntar el archivo .txt que habías generado y enviarlo. Del lado derecho aparecía el tiempo de procesamiento y en cuestión de segundos generaba un Aviso de la aprobación de series y folios de CFD que debías guardar, en caso de que requirieras comprobar la autenticidad de las facturas que emitías a tus clientes. Al fondo de este archivo aparecía tu FIEL, la cadena original y el sello digital del SAT. Si eres curioso, en este añejo tutorial podrás ver cómo se hacía este proceso.

3- ¿Cómo enviabas tu contabilidad al SAT con el SICOFI?

El SICOFI también servía para que las empresas enviaran reportes mensuales al SAT comprobando la emisión de facturas que hacían durante ese periodo. Para hacerlo, debías generar previamente el reporte en formato .txt, de preferencia con el sistema de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

Después, tenías que ingresar a la página del sistema y, en el menú de la izquierda, había que dar clic en Firmado de reportes. El siguiente paso era seleccionar Mensuales o No emisión de comprobantes. El sistema te pedía todas tus credenciales de nuevo y, por último, tenías que seleccionar la ubicación del archivo .txt, escribir el período que estabas reportando y dar clic en firmar.

Esta acción generaba un archivo .zip en tu computadora. Después, en la página del SICOFI debías dirigirte al menú y dar clic en Envío de archivos, luego, en Reporte mensual de Comprobantes Fiscales y, para finalizar, tenías que adjuntar el documento comprimido, lo cual generaba un acuse.

4- Simples y mejores procesos

Sí, sabemos que todo lo anterior suena a muchos trámites y procesos engorrosos que, si bien tenían la finalidad de controlar y visibilizar los movimientos fiscales, seguía resultando ineficiente para que el SAT estuviera al tanto de la vida financiera de cada persona moral y física del país.

Es por esto que la facturación 3.3, el único y más reciente método de emisión de comprobantes fiscales al día de hoy, tiene como objetivo mejorar la calidad de la información que recoge de cada contribuyente y operación. Este nuevo método da solución a aquellos problemas de antaño, pues ahora el SAT también pretende simplificar la contabilidad y las declaraciones.

Con el régimen actual, los folios de las facturas son utilizadas para el control interno que asignan los contribuyentes al comprobante. Este folio puede conformarse desde 1 hasta 40 caracteres alfanuméricos, así lo constata la Guía de llenado del CFDI global Versión 3.3 del CFDI publicada por el SAT.

Entonces, ¿cómo es que el SAT otorga autenticidad a los comprobantes fiscales? La respuesta es: a través de los timbres, tal y como lo explica el sitio web Los Impuestos.

Nos referimos a ‘timbres’ cuando hablamos de esos códigos que contienen las facturas que son emitidas a través de un PAC, que puede ser el mismo sistema gratuito del SAT, o sistemas de contabilidad electrónica privados, como Factura.com.

Cada vez que emites una factura mediante un facturador autorizado, éste pone en aviso automáticamente al SAT, lo cual aclara y facilita la información para todas las partes involucradas.

5- ¿Y… el envío de reportes?

En realidad, este tema es muy amplio como para detenernos en ello esta vez, pero en resúmen, debido a que ahora todas estas operaciones fiscales las realizamos vía internet, el SAT está al tanto de la vida fiscal de las empresas.

No es novedad decir que todos los contribuyentes deben cumplir con la contabilidad electrónica, que, como explica la misma dependencia, es el registro de las transacciones y el envío de archivos en formato .xml, a través del Buzón Tributario, el cual sirve también como medio de comunicación con el SAT, mediante el cual las personas físicas y morales también pueden resolver dudas y enviar solicitudes.

6- ¿Cómo funciona el SICOFI hoy en día?

Y como bien te anunciamos al inicio de este artículo, el SICOFI no ha muerto. Aunque con menos actividad que antes, hoy en día todavía sigue existiendo este sistema, y éste alberga dentro del portal del SAT.

Aunque el CFDI es el único medio de facturación vigente, todavía existe la necesidad de validar facturas de papel o CFD. Esto significa que su uso es solo para validar facturas, no para otorgar folios fiscales ni recibir reportes de comprobantes.

7- ¿Cómo verificar CFD?

En el portal del SAT se explica que, para verificar los folios y números de serie de las facturas que fueron entregadas bajo el esquema de CFD, ya sea de manera individual o masiva, debes tomar en cuenta lo siguiente:

1. Ingresar al siguiente link.
2. Ingresar la información del CFD. Esta incluye RFC del emisor, serie, folio, número y año de aprobación.
3. Dar clic en el botón Consultar.
4. Verificar la información.
5. Imprimir el resultado.

8- ¿Cómo verificar facturas de papel?

Para verificar los Comprobantes Fiscales impresos de forma manual, el SAT da las siguientes instrucciones:

1.- Ingresar al siguiente link e ingresar el código captcha.

2.- Llenar los campos de Verificación de comprobantes impresos, que son RFC del emisor, el folio del comprobante fiscal, el número y el año de aprobación.

3.- Dar clic en Consultar.

4.- Verificar la información.

5.- Por último, imprimir el resultado.

De ser necesario, puedes dar clic en verificación masiva. También existe la verificación mediante Lector de Código de Barras Bidimensional, para lo cual el sistema te pedirá contar con un lector y accionarlo sobre la imagen. Para verificar los CFDI que amparan retenciones e información de pagos, entra a la siguiente página.

En caso de que requieras enviar archivos para validar los folios de tus CFD, deberás dar clic en la imagen derecha. Verás que muestra un ícono de una hoja blanca con una flecha verde. Al seleccionar esta opción, verás una imagen como ésta:

Por último, podrás seleccionar los archivos .xml que requieras.

Como ves, para ninguno de los trámites anteriores es necesaria la FIEL o e.firma, que, por cierto, ya no necesita del SOLCEDI, pues éste desapareció y ahora es la plataforma Confirma, que el SAT define como una aplicación que permite generar y descargar los archivos necesarios para tramitar la generación o renovación de la e.firma.

9- Apuntes importantes

• No olvides que puedes consultar o cancelar en esta aplicación únicamente los folios que hayan sido emitidos en una fecha previa al 1 de abril de 2014, sin excepción.
• Recuerda almacenar tus comprobantes fiscales emitidos: es parte de tu contabilidad.
• En caso de que requieras mayor información, puedes consultar el manual de usuario del b, disponible online mediante este link.

Si quieres estar al tanto de más información relacionada con el mundo de la contabilidad y las finanzas, mantente al día a través de nuestro Centro de recursos. Y si todavía no cuentas con un facturador electrónico para llevar al día los procesos contables de tu empresa, conoce los planes y todos los beneficios que te ofrece Factura.com.

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Roberto Pérez Guerrero

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